AI 아이디어톤 진행 가이드: 해커톤과의 차이, 문제 수집, 발산·수렴, 평가, 실행 연결

AI 아이디어톤과 해커톤은 무엇이 다른가

AI 아이디어톤과 해커톤은 둘 다 팀을 이뤄 짧은 시간 안에 결과를 내는 행사지만, 만들어 내는 것이 다릅니다. 해커톤은 작동하는 시연 결과물을 만드는 데 무게가 있고, 아이디어톤은 문제 정의와 해결 아이디어, 실행 계획을 담은 제안서를 만드는 데 무게가 있습니다. 그래서 아이디어톤은 개발 경험이 없는 직원도 부담 없이 참여할 수 있고, 참가 범위를 넓게 잡을 수 있습니다.

어느 쪽을 고를지는 조직이 지금 무엇을 필요로 하는지에 달려 있습니다. 개선할 업무 문제 자체가 아직 정리되지 않았다면 아이디어톤으로 문제와 아이디어를 먼저 모으는 편이 맞고, 과제가 이미 분명하고 구현 역량이 있다면 해커톤이 맞습니다. 해커톤 기획은 사내 AI 해커톤 기획 글에서 따로 다룹니다.

업무 문제 수집: 아이디어보다 문제를 먼저 모읍니다

업무혁신 아이디어톤이 막연한 제안 대회로 끝나는 가장 큰 이유는 아이디어부터 받기 때문입니다. 'AI로 무엇을 할 수 있을까'라고 물으면 비슷한 챗봇과 자동 요약 아이디어가 몰립니다. 반대로 '업무에서 무엇이 가장 오래 걸리고 번거로운가'를 먼저 물으면 현업만 아는 구체적인 문제가 나옵니다. 아이디어톤 진행 방법의 출발점은 문제 수집입니다.

문제 수집은 행사 전에 짧은 설문과 부서별 인터뷰를 함께 쓰는 방식이 효과적입니다. 설문에서는 반복적으로 하는 업무, 다른 부서의 회신을 기다리는 구간, 같은 내용을 여러 번 옮겨 적는 일, 판단 근거를 찾는 데 시간이 많이 드는 일을 묻습니다. 설문만으로는 문제가 추상적으로 적히기 쉬우므로, 응답이 많이 모인 영역은 운영진이 해당 부서 담당자를 직접 만나 업무 흐름을 한 번 따라가 보며 문제를 구체화합니다.

모인 문제는 비슷한 것끼리 묶고, 한 장짜리 문제 카드로 정리해 당일 팀에 나눠 줍니다. 문제 카드에는 누가 어떤 상황에서 겪는 문제인지, 현재 어떻게 처리하고 있는지, 무엇이 불편한지, 관련된 시스템이나 문서가 무엇인지를 적습니다. 참가자가 자기 부서 문제를 직접 들고 오게 하는 방식도 함께 열어 두면 참여 의지가 높아집니다.

• 반복 업무: 매주 또는 매일 같은 형식으로 반복되는 작업
• 대기 구간: 다른 부서 확인·회신을 기다리느라 멈추는 지점
• 중복 입력: 같은 정보를 여러 시스템이나 문서에 옮겨 적는 일
• 탐색 업무: 규정·과거 자료·근거를 찾는 데 시간이 드는 일
• 판단 업무: 기준이 사람마다 달라 결과가 들쭉날쭉한 일

아이디어 발산·수렴 기법: 양을 먼저 확보하고 기준으로 좁힙니다

당일 진행은 발산과 수렴을 시간으로 분명히 나누는 것이 핵심입니다. 발산 단계에서 평가를 섞으면 직급이 높은 사람의 의견이나 첫 번째로 나온 아이디어에 논의가 쏠립니다. 진행자는 발산 시간에는 비판과 실현성 판단을 미루도록 규칙을 안내합니다.

발산 단계에서 쓸 수 있는 일반 기법은 다음과 같습니다. 브레인라이팅은 각자 종이에 조용히 아이디어를 적고 옆 사람에게 넘겨 덧붙이는 방식으로, 말하기를 부담스러워하는 참가자의 아이디어도 고르게 모을 수 있습니다. HMW(How Might We) 질문은 문제 카드를 '우리는 어떻게 하면 ~할 수 있을까' 형태의 질문 여러 개로 바꿔 아이디어의 출발점을 넓힙니다. 스캠퍼(SCAMPER)는 기존 업무 절차를 대체, 결합, 변형, 제거하는 관점으로 하나씩 바꿔 보게 해 AI를 어느 단계에 넣을 수 있는지 찾는 데 유용합니다. 크레이지 에이트처럼 짧은 시간에 여러 장의 화면 스케치를 그리는 방법은 사용자가 무엇을 보고 무엇을 누르는지를 구체적으로 떠올리게 합니다.

AI 아이디어톤에서는 발산 단계에 업무 흐름도를 함께 두는 것이 좋습니다. 현재 업무를 단계별로 그려 놓고 각 단계마다 'AI가 초안을 만든다', 'AI가 분류한다', 'AI가 찾아 준다', '사람이 확인한다'를 붙여 보면, 막연한 'AI 도입' 아이디어가 특정 단계의 구체적인 개선안으로 바뀝니다.

수렴 단계에서는 많이 모인 아이디어를 묶고, 비교하고, 고릅니다. 먼저 친화도법(어피니티 다이어그램)으로 비슷한 아이디어를 묶어 중복을 정리합니다. 묶음마다 이름을 붙이면 팀이 실제로 몇 가지 방향을 갖고 있는지 보입니다.

다음으로 점 투표(닷 보팅)로 팀원 각자가 정해진 수의 표를 아이디어에 나눠 붙입니다. 이때 투표 기준을 '가장 재미있는 것'이 아니라 '업무 효과가 클 것', '바로 시도해 볼 수 있을 것'처럼 평가 기준과 같은 말로 안내해야 수렴 결과가 평가 단계와 어긋나지 않습니다. 남은 후보는 효과와 실현 난이도를 두 축으로 하는 2×2 매트릭스에 놓고, 효과는 크고 난이도는 낮은 칸의 아이디어를 우선 제안 대상으로 삼습니다.

팀이 최종 아이디어 하나를 고르면 한 장짜리 제안서로 정리합니다. 제안서에는 문제, 대상 사용자, 해결 방식, 바뀌는 업무 흐름, 필요한 데이터와 도구, 예상되는 위험, 첫 검증 방법을 적습니다. 형식을 모든 팀이 같게 맞춰야 평가가 공정해집니다.

AI로 아이디어를 빠르게 구체화하는 방법

AI 아이디어톤의 장점은 아이디어를 말로만 설명하지 않고 짧은 시간 안에 구체적인 모습으로 보여 줄 수 있다는 점입니다. 팀이 고른 아이디어를 생성형 AI에 넣어 실제 입력 예시와 출력 예시를 만들어 보게 하면, 심사위원과 현업이 '이게 되면 내 업무가 이렇게 바뀌는구나'를 바로 이해합니다. 예를 들어 문의 분류 아이디어라면 가상의 문의 몇 건을 넣어 분류 결과와 답변 초안을 받아 보고, 보고서 작성 아이디어라면 가상의 원자료로 요약 초안을 만들어 봅니다. 이 과정에서 AI가 잘하는 부분과 사람이 반드시 확인해야 할 부분이 드러나 제안서의 위험 항목이 구체적으로 채워집니다.

AI는 제안서 자체를 다듬는 데도 쓸 수 있습니다. 예상 반론과 질문 목록을 뽑게 하거나, 업무 흐름 변경 전후를 표로 정리하게 하거나, 첫 검증 실험의 순서를 제안받아 팀이 고치는 방식입니다. 다만 행사 중에도 고객 정보나 미공개 정보는 입력하지 않도록 사용 가능한 도구와 입력 기준을 시작 전에 안내하고, AI가 만든 예시는 가상 데이터 기반이라는 점을 발표에 명시하게 합니다.

평가 기준: 효과, 실현성, 위험을 함께 봅니다

아이디어톤 평가는 발표의 매끄러움보다 아이디어가 실제로 실행될 수 있는지를 봐야 합니다. 기본 축은 효과, 실현성, 위험 세 가지입니다. 효과는 누구의 어떤 업무가 얼마나 자주 나아지는지, 실현성은 지금 사내에 있는 데이터와 도구, 인력으로 첫 검증이 가능한지, 위험은 정보보호, 결과 오류, 업무 책임 소재 측면에서 문제가 생길 여지가 있는지를 봅니다.

위험은 감점 항목으로만 쓰지 말고 '위험을 얼마나 정확히 알고 대응책을 냈는가'로 평가하는 편이 좋습니다. 위험이 전혀 없다고 적은 제안보다 위험을 구체적으로 짚고 사람이 확인하는 단계를 설계한 제안이 실제 실행 단계에서 훨씬 덜 막힙니다. 평가위원에는 아이디어와 관련된 현업 책임자, 정보보호나 IT 담당자, 실행 예산을 판단할 수 있는 관리자를 함께 넣습니다.

• 효과: 영향을 받는 사용자 범위, 업무 빈도, 개선되는 지점의 명확성
• 실현성: 필요한 데이터 접근 가능성, 사용 가능한 도구, 첫 검증에 필요한 인력과 기간의 현실성
• 위험: 정보보호, 결과 오류 시 영향, 사람이 확인하는 단계 설계, 법무·규정 검토 필요 여부
• 명확성: 문제와 해결 방식이 한 장 제안서만으로 이해되는가

선정 후 실행 책임자를 지정합니다

업무혁신 아이디어톤이 신뢰를 잃는 순간은 선정된 아이디어가 아무 진전 없이 사라질 때입니다. 이를 막으려면 시상과 동시에 선정 아이디어마다 실행 책임자를 지정해야 합니다. 실행 책임자는 아이디어를 낸 팀원이 아니라 그 업무를 실제로 맡고 있는 부서의 관리자가 맡는 것이 원칙입니다. 아이디어를 낸 직원은 실행 과정에 참여하되, 업무 우선순위와 자원을 조정할 권한은 부서 책임자에게 있어야 합니다.

실행 책임자에게는 첫 검증 범위와 검토 시점을 함께 넘깁니다. 한 팀, 한 업무에서 짧게 써 보는 작은 검증부터 시작하고, 검토 회의에서 확대, 보완, 중단 가운데 하나를 결정합니다. 구현이 필요한 아이디어는 다음 해커톤의 문제로 넘기거나, 사내 역량이 부족하다면 사내 AI 도입 컨설팅으로 도입 순서와 범위를 함께 정하는 방법을 검토할 수 있습니다. 진행 상황은 일정 주기로 참가자 전체에 공유해 아이디어가 실제로 다뤄지고 있다는 것을 보여 줍니다.

참여 동기 설계: 상금보다 실행이 동기가 됩니다

아이디어톤 참여율을 높이려고 시상 규모를 키우는 경우가 많지만, 오래가는 동기는 '내 아이디어가 실제로 실행된다'는 경험입니다. 첫 회 선정 아이디어가 실행되는 과정이 공유되면 다음 회에는 더 구체적인 문제가 모입니다. 시상은 참여를 인정하는 수준으로 두고, 선정 아이디어의 실행 참여 기회와 진행 공유를 동기 설계의 중심에 두는 편이 좋습니다.

참여 부담을 낮추는 설계도 필요합니다. 행사 시간을 근무 시간으로 인정하고, 부서장이 참가자의 업무를 미리 조정하도록 요청합니다. AI 경험이 적은 직원이 위축되지 않도록 행사 전에 짧은 도구 실습 시간을 두는 것도 방법입니다. 우수 참가자를 사내 AI 활용을 이끄는 담당자로 연결하면 행사가 일회성으로 끝나지 않고 조직 안의 실행 인력으로 이어집니다.

지니어스코리아의 AI 아이디어톤 지원

지니어스코리아는 광고·마케팅 실무와 기업 강의, AI 업무 도구 구축 경험을 가진 전문가가 함께 업무 문제 수집, 발산·수렴 진행, AI를 활용한 아이디어 구체화 실습, 평가 기준 설계, 선정 후 실행 연결까지 AI 업무혁신 아이디어톤으로 지원합니다. 교육과 실습 중심의 하루 과정이 필요하다면 기업 AI 워크숍 형식으로도 설계할 수 있습니다. 범위는 상담 후 조직 상황에 맞춰 제안하며, AI 워크숍 형식 전반은 AI 워크숍 가이드에서 확인할 수 있습니다.